Sistem Enterprise Resource Planning atau ERP system adalah metode manajemen terintegrasi dari seluruh departemen dalam perusahaan. Manfaat ERP yang bisa dirasakan langsung berupa peningkatan efisiensi, kecepatan informasi untuk pengambilan keputusan, dan waktu hasil kerja yang real time. Dalam prosesnya, implementasi ERP akan membutuhkan tim project khusus yang dibentuk dengan perencanaan matang agar bisa meminimalisir kegagalan. Berikut ini faktor yang bisa memicu kegagalan implementasi ERP dari dalam project itu sendiri.

Baca juga: Langkah Menggelar Kick Off Meeting yang Inovatif

1. Tim yang Tidak Bekerjasama

Jika suatu tim ingin mencapai tujuannya, mereka harus bekerja sebagai tim. Sebuah kelompok yang saling percaya dan mendukung satu sama lain akan mewujudkan tujuan project dengan sebaik-baiknya. Apabila tim project implementasi ERP yang dibentuk tidak berfungsi sebagai sebuah tim berarti ada rasa saling tidak percaya dengan sesama anggota atau ada yang selalu hanya memikirkan dirinya sendiri.

Proses implementasi membutuhkan banyak aspek dari berbagai keahlian seperti web developer, desainer, system analyst, QA, dan lain-lain. Project manager sebagai pemimpin project juga harus bisa bekerjasama dan mendorong tim untuk kerja terbaiknya.

2. Dominasi Satu Orang

Sebuah project pasti dikepalai oleh manajer. Di bawah kendali satu orang tersebut, bisa terdapat kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya adalah perintah menjadi jelas dan lebih terarah karena ada pemimpin yang menjaga alurnya project. Namun kekurangannya, mengarah pada keegoisan. Tidak hanya pada pemimpin, hal seperti ini bisa juga terjadi kepada anggota tim yang lain.

Jika hal seperti ini terjadi di internal project Anda, kemungkinan ERP gagal akan lebih besar, dan hasilnya pun tidak akan maksimal. Baik seluruh tim implementor, konsultan, sampai integrator harus selalu memahami cara kerja dengan baik, termasuk memberikan informasi lain yang berkaitan dengan berlangsungnya project.

3. Biaya

Seperti diketahui, biaya implementasi sistem ERP tidak murah, tetapi juga tidak harus mahal. Nah, disini perusahaan harus memutuskan software ERP mana yang akan digunakan dan perusahaan juga harus berkomitmen untuk itu. Tidak hanya mana yang lebih baik, tetapi tentunya perusahaan akan mencari dengan harga yang tepat. 

Ketika perusahaan memilih ERP murah namun tidak dapat memenuhi persyaratan implementasi, perangkat lunak tersebut akan membutuhkan biaya maintenance yang mahal dan risiko kegagalan implementasi juga akan tinggi. Jadi, cocokkan dan konsultasikan vendor terbaik sebelum memutuskan pemilihan vendor.

4. Manajemen Project Buruk

Hanya sebagian kecil organisasi maupun perusahaan yang mengimplementasikan ERP tanpa konsultan. Kebutuhan akan konsultan ERP sendiri adalah hal krusial terutama pada perusahaan yang masih awam dengan aplikasi sistem integrasi. Konsultan yang merugikan klien hanya akan menggagalkan proses implementasi.

Folarium adalah vendor ERP lokal berpengalaman yang telah bekerjasama dengan berbagai perusahaan dari berbagai industri. Anda akan mendapat kemudahan konsultasi sampai tim project yang memiliki visi misi implementasi sejalan dengan perusahaan Anda. Sehingga project bisa berjalan lancar dan meminimalisir resiko maupun kegagalan implementasi.

5. Banyak Perubahan

Manajemen yang berubah-ubah hanya akan memperlambat project dan bahkan beresiko gagal. Perubahan dalam berjalannya project bisa saja terjadi, namun perubahan tersebut tidak bisa terjadi terlalu banyak. Selain kerugian dari segi waktu, sosialisasi maupun penjelasan dari suatu perubahan juga membutuhkan tenaga.

Ini juga menjadi salah satu alasan pentingnya melakukan kick off meeting dan technical meeting. Kesiapan dari persyaratan, komunikasi akan kebutuhan, dan pengenalan tim adalah hal yang krusial. 

Itulah beberapa faktor internal project yang bisa memicu kegagalan ERP. Sebelum memulai project, akan sangat penting bagi Anda dan tim dari vendor untuk melakukan beberapa rangkaian meeting sesuai timeline agar bisa menghindari resiko. Keadaan internal tim project adalah hal krusial sehingga Anda harus memastikan semua tim bisa berjalan dalam satu visi, misi, dan tujuan.