Dalam melakukan implementasi ERP, banyak hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Implementasi ERP merupakan investasi jangka panjang dan pastikan ERP yang diimplementasi mampu mendukung kebutuhan serta vendor sanggup mendukung perubahan bisnis perusahaan. Berikut langkah persiapan :

1. Feasibility Study

   Tahap ini bertujuan mengidentifikasi masalah dan peluang melalui proses yang sistematik serta memberi gambaran situasi dan menentukan hasil akhir. Persiapkan dan definisikan secara jelas agar anda yakin untuk ketahap lanjut.

   » Maksud & Tujuan
   » Alokasi Anggaran
   » Kesiapan Karyawan
   » Komitmen Manajemen
   » Kendala & Masalah

2. Business Process Improvement
   
   

   Pada kasus tertentu, ada baiknya pihak perusahaan merapikan dan menyederhanakan proses bisnisnya sebelum memulai mengimplementasikan sistem ERP.

   • Business Process
   • Standarization Operation Procedure (SOP)

     ini yang nantinya akan menjadi dasar panduan untuk implementor sistem ERP untuk menentukan sejauh mana implementasi perlu dilakukan.

     Peran Konsultan ERP Dalam Langkah Implementasi ERP

3. Vendor Selection

   Ini merupakan tahap paling awal namun paling krusial. Setiap vendor sistem akan menawarkan produknya dengan teknologi yang berbeda dan tentunya mempunyai kelebihan dan kekurangan masing – masing. Seringkali pernilaian untuk memilih vendor ini menjadi bias karena harga yang murah atau sekedar demo sistem yang terlihat menjanjikan. Berikut tips yang dapat mendukung penilaian :

   1. Buat daftar / check list dari tantangan operasional yang saat ini dihadapi perusahaan, dari tingkat manajemen dan check list dari tiap-tiap bagian atau divisi.
   2. Buat daftar / check list dari kebutuhan perusahaan akan penggantian sistem. Bisa saja perusahan saat ini tidak mengalami kendala operasional, namun sesuai visi perusahaan akan berkembang pada tahun-tahun mendatang, dan sistem yang ada saat ini tidak dapat lagi mendukung perkembangan tersebut.
   3. Beri Bobot kedua check list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari tiap kendala operasional yang terjadi dan kebutuhan, sehingga memudahkan untuk menentukan prioritas.
   4. Proses seleksi vendor apakah untuk pembuatan (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi menjadi lebih mudah dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan suatu produk ERP dengan yang lainnya bukan karena banyaknya fungsi yang tersedia pada suatu sistem ERP, melainkan kepada apakah cocok dengan kebutuhan kita.
   5. Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap bagian/departemen/divisi.  Hal ini dikarenakan pengguna dari sistem ERP nantinya adalah setiap divisi yang ada, bukan divisi IT.

   Pengaruh Penerapan ERP Terhadap Kinerja Perusahaan

4. Team Force (Team Internal Implementation)

   Setelah selesai dengan proses pemilihan vendor, selanjutnya perlu dibentuk tim implementasi sistem. Tim ini terdiri dari perwakilan pihak perusahaan dan pihak vendor yang akan saling bekerja sama selama tahap persiapan dan implementasi sistem. Setiap anggota tim ini harus mempunyai hirarki, tugas dan wewenang yang jelas. Dari tim implementasi inilah proses perencanaan implementasi sitem dimulai.

5. Expectation Management
   

   Pengelolaan ekspektasi ini penting untuk memastikan sistem yang akan diimplementasikan dapat memenuhi harapan para pemangku kepentingan di perusahaan. Ekspektasi ini bisa jadi berbeda pada setiap level pengguna sistem di perusahaan dan bisa jadi saling bertolak belakang.

   Selain itu, ekspektasi pengguna mungkin dapat berubah seiring dengan berjalannya waktu. Misalnya karena ada perubahan regulasi, perubahan kondisi pasar, dll. Perubahan ekspektasi ini perlu dikelola agar sampai waktu tidak menyebabkan friksi.

6. Fit Gap Analysis

   Ini merupakan tahap dimana tim implementasi akan berdiskusi secara intensif mengenai bisnis proses yang diperlukan oleh perusahaan dan sejauh mana ini dapat dipenuhi oleh sistem. Dokumentasi standard operating procedure akan diperlukan untuk melakukan analisis Fit Gap. Hasil akhir analisis ini akan memberikan gambaran mengenai kecocokan antara fitur yang saat ini sudah ada dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Setiap gap yang ditemukan selanjutnya akan didiskusikan bagaimana antisipasinya.

Pada prakteknya mungkin akan diperlukan kustomisasi sistem untuk mengantisipasi gap yang ada. Perlu dipahami juga bahwa semakin banyak kustomisasi pada suatu sistem, maka resiko kegagalan semakin besar juga. Pada dasarnya sistem ERP merupakan sistem yang rumit yang mengintegrasikan banyak proses di dalamnya. Untuk itu kedua pihak sebaiknya ekstra hati – hati untuk menentukan sejauh mana kustomisasi sistem akan dilakukan.

Metode Identifikasi ROI Biaya ERP Bagi Perusahaan

Dari hasil analisis diskusi inilah pihak vendor baru dapat maju ke tahap berikutnya untuk mengajukan solusi yang akan ditetapkan, menentukan metode implementasi dan menentukan jadwal kerja