Cara Mengelola Data Karyawan Secara Otomatis

Setiap perusahaan membutuhkan manajemen yang efisien. Apalagi jika menyangkut data pegawai berjumlah besar seperti absensi, penggajian, pengajuan, dan lainnya. Mengelola data karyawan secara otomatis merupakan solusi cemerlang. Proses secara otomatis dan lebih akurat akan sangat memudahkan departemen HR.

Baca juga: 5 Alasan Sistem ERP Memudahkan Proses Recruitment

Menerapkan Implementasi ERP

ERP adalah perangkat lunak yang dapat mengintegrasikan beberapa atau seluruh manajemen di perusahaan Anda. ERP sangat berguna dalam meningkatkan produktivitas kerja. Mengapa ERP bisa menciptakan otomatisasi pengelolaan karyawan? 

• ERP Memiliki Modul HRIS

Modul ERP HR berisi serangkaian sistem sesuai kebutuhan kantor Anda. Karena berisi serangkaian sistem, maka pengisiannya pun melalui sistem. Pengelolaan data di sistem tentunya lebih praktis. Anda cukup input data dan biarkan sistem yang mengolahnya. Beberapa pekerjaan administratif berulang HR seperti rekap absen, proses payroll, penghitungan potongan/tunjangan bisa berjalan otomatis dengan modul HRIS ERP.

• Menyesuaikan Ketentuan Pemerintah

Pengelolaan payroll tidak luput dari ketetapan negara seperti BPJS, PPh21, dan ketentuan lainnya. Ketentuan tersebut akan secara otomatis ter-input di dalam sistem ERP. Dalam perhitungan payroll bulanan, hasil potongan maupun tunjangan wajib sudah terhitung per data pegawai.

• Keamanan Data

Meskipun ERP bisa mengintegrasikan sistem kerja dari seluruh departemen, Anda tidak perlu khawatir akan keamanan data karyawan. Rincian data tidak bisa diakses oleh seluruh orang melainkan hanya pihak yang diizinkan. Selain itu, data yang tersimpan juga aman dari ancaman cyber security karena vendor menjamin keamanan sistem cloud-nya.

Kustomisasi Sistem ERP

Beberapa fitur umum dalam ERP modul HR adalah manajemen payroll, presensi, pengajuan/tunjangan, cuti/izin, pengunduran diri, pelatihan/aktivitas peningkatan keterampilan karyawan, dsb. Jika perusahaan Anda memiliki ketentuan tambahan atau standarisasi tersendiri, Anda bisa meminta penambahan fitur tertentu dengan kustomisasi sistem.

Keunggulan kustomisasi ini sangat menguntungkan karena perusahaan Anda berarti bisa memanfaatkan ERP dengan semaksimal mungkin. Folarium memiliki keunggulan kustomisasi sesuai kebutuhan Anda. Selain untuk fitur pengelolaan data karyawan, Folarium juga merupakan spesialis dalam pembuatan sistem e-recruitment dan fitur lain yang berhubungan dengan pengelolaan SDM perusahaan.

Peran Penting Pengelolaan Data Otomatis

Pengelolaan data karyawan secara otomatis akan sangat meringankan pekerjaan HR mulai dari menghemat waktu sampai tenaga. Selain itu, ada beberapa peran lainnya, meliputi:

• Mengikuti Perkembangan Digital

Perusahaan yang mengikuti perkembangan teknologi menciptakan nilai plus di mata klien maupun calon pegawai. Perusahaan Anda akan dianggap cekatan dan menyesuaikan diri dengan era digital. Selain itu, perusahaan bisa memenuhi standarisasi seperti ISO dan standarisasi lain yang meningkatkan kredibilitas.

• Memudahkan Pengambilan Keputusan 

Salah satu tantangan bagi banyak bisnis adalah ketidakpastian pasca pandemi ditambah isu resesi 2023. Dalam situasi ini, perhitungan dan perencanaan berbasis data menjadi semakin penting untuk menghitung kemajuan bisnis. Otomatisasi HRIS dengan ERP menyediakan sistem informasi berkecepatan tinggi dengan akses real time. Ini karena sistem terpusat dan otomatis.

• Menghemat Waktu dan Tenaga

Karena otomatisasi sistem, perusahaan Anda bisa menghemat tenaga HR. Departemen HR sendiri menghemat waktu karena tidak ada lagi pekerjaan rekapitulasi manual yang memakan banyak waktu. Perusahaan bisa fokus ke bagian lain serta departemen HR bisa mengerjakan lainnya dengan lebih cepat.

Itulah beberapa cara mengelola data karyawan secara otomatis. Seiring perkembangan teknologi, cara canggih dalam manajemen perusahaan semakin bergantung dengan sistem. Perusahaan Anda tidak boleh ketinggalan agar bisa tetap bersaing di pasar bisnis.