Kick off meeting adalah kegiatan yang penting dalam menyelenggarakan suatu proyek. Dalam pertemuan tersebut, tim akan membahas tujuan proyek, ruang lingkup dan pengenalan anggota, serta planning pelaksanaan sampai tenggat waktu. Pertemuan ini adalah kesempatan untuk membentuk tim yang tepat karena berisi diskusi terkait rencana utama proyek. Untuk itu, sebaiknya Anda mengetahui langkah penyelenggaraan yang inovatif, yaitu sebagai berikut.

Baca juga: 5 Peranan Penting Manajer Proyek IT

1. Pengenalan

Masih ada beberapa pelaksana proyek yang tidak menganggap rapat awal ini sebagai hal yang esensial. Banyak perusahaan, departemen, unit kerja, dan kelompok kerja terlibat dalam sebuah proyek sehingga pengenalan amat perlu. Oleh karena itu, agenda pertama kick off meeting adalah memperkenalkan perusahaan dan seluruh peserta. Hal ini membuat pertemuan lebih nyaman dan menciptakan suasana kolaboratif, terutama bagi mereka yang menghadiri pertemuan pertama.

2. Paparkan Ringkasan dan Target Proyek

Setelah memperkenalkan tim yang hadir dalam pertemuan pembukaan, langkah selanjutnya adalah menjelaskan secara singkat proyek yang akan dilaksanakan. Mulai dari latar belakang proyek, anggaran proyek, visi dan misi proyek, hingga tujuan. 

Agar proyek dapat selesai seperti yang diharapkan dalam timeline, para pemangku kepentingan harus berada dalam ruang lingkup proyek ini. Paparkan target apa yang diharapkan dari tim proyek. Agenda akan lebih baik jika dapat menjelaskan prosedur dan aturan yang diusulkan mencapai target sesuai kebutuhan klien.

3. Time Schedule

Semua proyek memiliki batas waktu. Manajer proyek harus menetapkan timeline untuk setiap fase proyek dan mengkomunikasikannya kepada setiap anggota tim. Tinjau tugas-tugas tertentu dan diskusikan perkiraan waktu untuk evaluasi. Jika tugas yang diberikan membutuhkan waktu pemrosesan yang lama, anggota harus memaparkan dengan jelas kendala, proses, dan perencanaan agar seluruh tim bisa menyesuaikan.

4. Tetapkan Alur Komunikasi

Komunikasi adalah faktor penting dalam pelaksanaan proyek. Manajer proyek perlu memutuskan jadwal pertemuan berikutnya dan alur komunikasi dalam tim. Ini mencakup metode yang akan digunakan. Buat alur komunikasi secara efisien dan efektif. 

Anda bisa memilih komunikasi melalui email, telepon, aplikasi chat dan konferensi, atau dengan memperbarui informasi melalui situs web manajemen proyek tertentu. Pastikan bahwa semua informasi seperti nomor telepon, alamat email, ID, dan tautan lainnya, diberikan kepada semua tim proyek.

5. Sesi Tanya Jawab

Sesi ini seringkali terlupakan dari poin penting agenda. Tanyakan kepada semua peserta dalam meeting, apakah ada ambiguitas atau poin lain yang terlewatkan. Ini adalah sesi khusus untuk menjawab pertanyaan dari peserta rapat. Anda juga bisa menemukan topik pembahasan yang mungkin belum ada dalam perencanaan awal. Perlu ditanyakan juga untuk sistem pengerjaan prosentase by remote dan on site agar tidak adanya kesalahpahaman dalam pengerjaan proyek. Di sesi ini lebih dari melengkapi semua kebutuhan klien sesuai requirement agar tidak adanya miss dalam pengerjaan kedepannya.

6. Buat Kesimpulan

Di akhir rapat, periksa kembali apakah tujuan rapat telah tercapai. Siapa yang bertanggung jawab untuk pekerjaan apa? Berapa lama waktu pengerjaan? Apa prosedur tindak lanjut setelah menyelesaikan rapat? Pastikan hal penting sudah terisi dan terangkum dengan baik. Buat kesimpulan dari berjalannya rapat dan paparkan supaya tim mengetahui setiap poin penting dan kemajuan yang telah dicapai dan disepakati bersama.

Proyek-proyek besar dan penting memerlukan panduan terperinci. Kick off meeting adalah pertemuan pertama dari proyek dengan tujuan untuk memastikan bahwa setiap orang menyesuaikan persepsi mereka. Selain itu, meeting tersebut berfungsi untuk memastikan bahwa setiap anggota tim memahami perannya masing-masing.