Monitoring proyek IT adalah suatu aspek penting dalam menjalani proyek IT. Monitoring juga menjadi upaya untuk memperjelas tujuan proyek, memastikan setiap kegiatan pengerjaan agar sejalan dengan tujuan proyek, melaporkan kemajuan, dan membantu pihak manajemen untuk masalah yang dihadapi selama pelaksanaan proyek. Laporan pemantauan proyek membantu manajer proyek untuk menyelesaikan proyek sesuai timeline.

Melakukan pemantauan proyek IT bisa dilakukan dengan mengadakan rapat tim mingguan dan tahunan, pertemuan mitra, FGD, atau rapat para pemegang kepentingan. Mengapa proses ini sangat penting dalam bisnis?

Baca juga: 5 Tips Perencanaan Proyek IT oleh Manajer Proyek

Langkah Monitoring Proyek IT

1. Parameter monitor perencanaan: memantau parameter proyek mencakup upaya, biaya, jadwal, dsb.
2. Komitmen: melacak dan monitoring komitmen dari seluruh pihak terkait dalam menjaga proyek tetap dalam jadwal, rencana, dan tujuan.
3. Resiko proyek: melacak resiko yang mungkin terjadi dalam proyek IT.
4. Manajemen data: memantau seluruh item konfigurasi termasuk perangkat lunak, perangkat keras, dan dokumentasi proyek.
5. Keterlibatan pemangku kepentingan: memantau semua pemangku kepentingan dalam proyek dan melihat progress yang berhasil dicapai.
6. Review kemajuan: mengelola review dari proses berjalannya proyek selama suatu periode tertentu.
7. Tindakan: berdasarkan pemantauan poin-poin sebelumnya, manajer proyek akan memutuskan tindakan apa yang harus diambil.

Pentingnya Monitoring Proyek IT

Beberapa aspek penting yang diraih dari memantau proyek IT adalah:

• Meminimalisir Resiko 

Pemantauan proyek IT adalah proses mengumpulkan, menyimpan, sampai kepada mempublikasikan data. Lebih luas lagi, Anda dapat mendeteksi dan menganalisis perubahan, pola, tren, dan penyimpangan dalam proyek Anda. Hasil pemantauan proyek IT dikumpulkan secara real-time sehingga bisa membantu mengurangi potensi resiko dalam proyek.

• Memantau Seluruh Infrastruktur IT

Pemantauan pada proyek IT berarti memberikan Anda kesempatan untuk memantau keadaan infrastruktur IT dalam organisasi. Melalui pemantauan dan analisis dalam monitoring, Anda akan mengenali infrastruktur IT yang telah organisasi Anda miliki, mengetahui mana yang masih perlu ditingkatkan, dan mengetahui mana yang bahkan belum dimiliki.

Keterkaitan Infrastruktur IT Dengan Implementasi ERP

• Memastikan Proyek Sesuai Tujuan

Ini adalah peran yang paling umum dari monitoring proyek IT. Proyek IT organisasi Anda pasti sejalan dengan tujuan bisnis. Maka dari itu, memastikan proyek tidak melenceng dari tujuan awal berarti memastikan juga bahwa tujuan bisnis akan tercapai. Seluruh rangkaian dari berjalannya proyek bisa dipantau secara detail dengan monitoring proyek.

• Membantu Pengambilan Keputusan

Dalam pengambilan keputusan perusahaan, hasil monitoring sering digunakan. Cara ini juga dilakukan agar keputusan dalam proyek bersifat proaktif dan sesuai dengan apa yang dijalani di dalam proyek. Pemantauan dengan rinci bisa membantu tim maupun organisasi untuk menetapkan keputusan preventif sebelum menjadi masalah yang serius.

Implementasi ERP merupakan salah satu proyek IT untuk meningkatkan bisnis Anda. Jika ingin meningkatkan infrastruktur IT di organisasi, sistem ERP adalah salah satu kebutuhannya. Folarium adalah vendor ERP dengan keunggulan sistem yang bisa disesuaikan dengan bisnis Anda. Selain keunggulan sistem, tim proyek dari Folarium yang berpengalaman juga akan menyukseskan implementasi ERP di organisasi Anda.