Sebelum terjadi PANDEMI, banyak perusahaan yang melakukan pekerjaan secara umum seperti bekerja dikantor, meeting dikantor tetapi saat ini PANDEMI saat ini memaksa perusahaan untuk melakukan transformasi digital. Pemerintahan telah mengeluarkan kebijakan Pembatasan Berskala Besar (PSBB) atau Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) sehingga perusahaan harus mulai membiasakan diri dan mencari skema baru untuk dapat tepat beroperasi dengan cara Work From Home (WFH).

Langkah Re-Organisasi Bisnis Saat Pandemi

Sebenarnya, aktivitas ini tetap efektif dan produktif bagi Perusahaan yang telah menerapkan sistem integrasi (ERP). Tetapi bagaimana bagi yang belum? Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menerapkan Work From Home (WFH) agar memastikan kinerja karyawan tetap produktif.

1. Komunikasi
   

   Kunci utama dalam penerapan WFH ialah Komunikasi. Tentukan dan buatlah standarisasi prosedur dan kebijakan dalam penggunaan komunikasi seperti media komunikasi, waktu serta referensi. Berikut beberapa hal aktivitas komunikasi antara lain : 

   • Meeting
     

     Media Komunikasi dalam mendukung meeting saat ini sudah cukup banyak seperti aplikasi Zoom, Skype, Google Hangout, dll.

   • Koordinasi
     

     Sedangkan untuk media komunikasi guna koordinasi cepat dapat menggunakan Voice Call atau Chat seperti Whatsapp, Telegram, Hangout

   Dalam membangun komunikasi yang baik terdapat tantangan konektivitas yang dapat di antisipasi sejak awal seperti jaringan, kuota, dll.

2. Rencana Kerja & Penjadwalan
   

   Untuk menjaga ritme kerja, perusahaan perlu menyiapkan rencana kerja masing-masing karyawan serta pendjadwalan yang rapi. Adapun tujuan dalam menyusun rencana kerja ialah dapat sebagai Key Performance Indicator (KPI) untuk perusahaan menilai produktifitas karyawan sedangkan penjadwalan bertujuan agar karyawan yang bersangkutan dapat menyiapkan meteri aktivitas sehingga memudahkan dalam pelaksanaan WFH.

Pentingnya Software ERP Di Revolusi Industri 4.0

3. Sistem Informasi Integrasi (ERP)
   

   Hal ini merupakan alat bantu paling penting dalam pelaksanaan WFH. Adapun modul yang harus tersedia di Software ERP guna mendukung perusahaan dalam memantau produktivitas Karyawan saat WFH serta keseluruhan bisnis, antara lain :

   • Employee Self-Services
     

     Modul ini merupakan media utama yang mendukung WFH karena di modul ini, karyawan dapat mengelola data personal seperti :

     • Absensi
     • Pengajuan Izin/Cuti/Sakit
     • Pengajuan Pinjaman Karyawan
     • Perencanaan Kerja Personal & Interpersonal
     • Pencatatan Aktivitas Harian
     • Pencatatan Evaluasi Penugasan & Pelatihan
     • Riwayat Kehadiran, Lembur, Penggajian, Medical Check-Up, Kontrak Kerja serta Tindakan Indisipliner
     • Kinerja Personal Realtime
   • Human Capital Management
     

     Modul ini membantu dalam memantau karyawan serta kepeluan manajemen SDM lainnya seperti Perhitungan BPJS, PPh21, Terimasi, Manajemen Penilaian, Pengumuman /Board Information, kuota cuti, fasilitas karyawan dan masih banyak lainnya.

   • Finance & Controlling
     

     Modul ini mendukung integrase alur kerja perusahaan dalam mengendalikan keuangan perusahaan mulai dari pengajuan, persetujuan, pencairan serta pencatatn secara automatic. Apabila diperusahaan memiliki beberapa cabang maka sangat diperlukan pembukuan terpisah tetapi dalam 1 software ERP

   • Office Management
     

     Modul ini membantu dalam pengelolaan kepentingan kantor seperti inventaris asset, pemeliharaan, pengadaan, surat-menyurat, notulen meeting, buku tamu serta mengelola keluhan pelanggan

   • Knowledge Management
     

     Modul ini merupakan media pengetahuan yang ada diperusahaan seperti SOP, Regulasi, Tips. Modul ini juga merupakan perpustakaan perusahaan yang dapat diakses berdasarkan otoritas sehingga memudahkan untuk karyawan baru dalam beradaptasi.

   • Document Management
     

     Modul ini merupakan alat bantu dalam mengelola dokumen terutama dokumen yang terintegrasi antar modul serta dapat dimanfaatkan dalam sharing document seperti Google Drive & One Drive.

   Modul diatas merupakan hal sangat penting, terutama dalam melakukan koordinasi disaat PANDEMI yang lebih cepat dan terorganisir

6 Langkah Persiapan Implementasi ERP

Pada penerapannya memang banyak cara, hal itu tergantung kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Adapun dari cara yang terjabarkan harus dijadikan sebuah budaya kerja agar mulai terbiasa. WFH akan merubah cara kerja perusahan pada masa mendatang secara keseluruhan tetapi tetap efektif & efisien.

Alasan Utama Perusahaan Menerapkan Sistem ERP