IT project management adalah basis pengetahuan bagi manajer proyek IT agar berhasil  mengelola proyek mereka. Manajemen proyek IT sendiri terdiri dari berbagai metode dan alat untuk membantu merencanakan, menerapkan, dan mengontrol proyek IT Anda. Berikut definisi dan siklusnya.

Baca juga: Hal Yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menentukan ROI ERP

Definisi

IT project management adalah proses merencanakan, mengatur, dan menggambarkan tanggung jawab organisasi untuk mencapai tujuan teknologi informasi tertentu. 

Manajemen proyek IT mencakup pengawasan proyek yang terkait dengan pengembangan perangkat lunak, pemasangan perangkat keras, peningkatan jaringan, sistem cloud dan penerapan virtualisasi, analisis bisnis dan proyek manajemen data, serta implementasi layanan IT.

Manajer proyek tersebut memiliki bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengatur, dan mengarahkan sumber daya yang dibutuhkan agar proyek mencapai hasil yang paling efisien.

Tahapan Siklus

Dalam menjalankan manajemen proyek IT, terdapat tahapan siklus yang akan dilakukan. Tahapan tersebut diantaranya adalah:

• Inisiasi

Pada siklus ini, proyek sepenuhnya mengalami identifikasi. Proyek akan dilihat tujuan, kebutuhan, dan masalahnya dengan baik agar manajer bisa menugaskan proyek yang kelak dibuat.

Inisiasi ini akan mendeskripsikan proyek berdasarkan beberapa karakter proyek. Karakter tersebut diantaranya adalah mengidentifikasi stakeholder, timeline proyek, rasional proyek, dan inti dari dibuatnya proyek termasuk asumsi dan resiko potensial.

•  Planning

Proses planning atau perencanaan dilakukan untuk membangun informasi dari apa yang telah didapatkan dari siklus sebelumnya. Proses ini penting untuk meminimalisir kesulitan dalam handling proyek di masa depan.

Baik manajer dan tim pelaksana bekerja sama untuk membuat rencana langkah-langkah yang diperlukan. Proses perencanaan sendiri bersifat iteratif.

• Eksekusi

Pada siklus ini, plan sudah disetujui bersama. Siklus ini berlangsung dimana tim proyek menyelesaikan tugas-tugas dalam deadline. Di siklus ini pula terjadi realisasi planning karena menjadi bagian dari eksekusi seluruh rencana.

• Pengendalian dan Monitor

Karena proyek dilakukan oleh tim, manajer proyek harus memantau dan mengontrol berlangsungnya pekerjaan. Hal yang diperhatikan dalam hal ini meliputi waktu proyek, biaya, ruang lingkup, kualitas, risiko, dan faktor lainnya. 

Pengendalian dan monitor juga merupakan proses yang berkelanjutan untuk memastikan bahwa tujuan setiap proyek tercapai.

• Penutup

Pada akhir siklus saat mencapai keseluruhan proyek, semua pekerjaan diselesaikan dan disetujui. Siklus terakhir ini merupakan penutup dari proses pekerjaan proyek. Di akhir, kepemilikan dialihkan dari tim proyek IT ke bagian operasi.

Menjalankan proyek IT secara tepat waktu dan sesuai anggaran bukanlah hal mudah. IT project management yang efektif harus dimulai dengan  program dan tujuan yang jelas. Struktur proyek yang disepakati bersama serta koordinasi setiap pihak akan sangat penting.