Perkembangan dunia digital tentunya akan mempengaruhi beberapa sistem perkantoran termasuk absensi. Karyawan biasanya absen secara manual menggunakan sidik jari atau  kertas. Sekarang sudah tidak jarang sistem absensi online digunakan perusahaan, terlebih lagi setelah maraknya WFH.

Absen dengan metode ini sangat mudah digunakan semua karyawan. Cukup dengan aplikasi online yang dapat diakses oleh seluruh karyawan melalui smartphone. Lalu, apa saja manfaatnya?

Baca juga: 5 Trend Marketing 2022 Untuk Peningkatan Pemasaran Bisnis Anda

 

 

1. Hemat Biaya

Absensi online dapat menghemat banyak uang dengan cukup mendaftar untuk satu aplikasi. Sistem ini tidak memerlukan banyak perangkat absensi fisik seperti fingerprint scanner. Jika Anda memiliki smartphone atau laptop dan koneksi internet, Anda sudah dapat menjalankan fungsi kehadiran karyawan.

Karyawan juga dapat absen dengan perangkat mereka. Cukup dengan mengunduh, mendaftar dan menggunakannya dari ponsel. Anda pun bisa memegang penuh manajemen pegawai.

2. Waktu yang Akurat

Absensi online pegawai hanya membutuhkan kelancaran koneksi internet Anda. Sinkronisasi antara waktu perangkat yang terhubung ke sistem kehadiran membuat waktu yang tercatat saat absensi pun akurat. Smartphone biasanya menampilkan waktu otomatis yang  disesuaikan dengan waktu global, sehingga waktu di ponsel Anda bisa sama dengan waktu di perangkat kantor Anda.

3. Meningkatkan Efisiensi

Sistem yang masih manual tentunya memiliki celah-celah yang dapat menjadi kelemahan. Misalnya, sistem absensi manual cenderung memakan waktu terutama jika tiba-tiba terdapat antrean saat ingin absen. Karyawan dapat menghemat lebih banyak waktu dengan menggunakan aplikasi yang dapat diakses melalui ponsel. Anda dapat absen kapanpun dimanapun, bahkan saat Anda meeting di luar kantor. 

Walaupun dapat dilakukan dimanapun, aplikasi absensi biasanya dilengkapi dengan kemampuan geo-tagging sehingga Anda bisa melihat lokasi pegawai. Sistem biasanya sudah memiliki kemampuan GPS Smart Presence. Fitur ini juga menurunkan kemungkinan manipulasi.

4. Kemudahan Rekapitulasi

Perusahaan juga lebih cepat dan tepat saat pengumpulan data. Dengan sistem absensi manual, tim HR harus melakukan pencatatan dan penghitungan secara individual. Sistem absensi berbasis online tentunya akan mempermudah permasalahan rekapitulasi.

Sebagai aplikasi terintegrasi, semua absensi karyawan dicatat rapih oleh sistem. Di akhir bulan, tim HR dapat dengan mudah membuka data yang dirangkum secara otomatis.

5. Meningkatkan Produktivitas

Sistem absensi manual  tentu “lebih ribet”. Karyawan juga lebih sulit jika harus mengajukan cuti atau lembur. Dengan sistem online, karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi form dan kemudian meminta manajer mereka untuk menandatangani cuti via aplikasi.

Ini memungkinkan karyawan untuk lebih cepat mendapat persetujuan atasan Anda. Permintaan cuti  karyawan akan langsung muncul sebagai notifikasi di sistem mereka. Persetujuan juga bisa diberikan dari mana saja meski sedang di luar kantor.

Absensi online terbukti mudah, akurat dan real time memantau kehadiran dan kinerja karyawan. Hal ini juga memudahkan dalam menetapkan kebijakan gaji secara otomatis.