Seperti halnya proyek di bidang apapun, proyek IT juga membutuhkan koordinasi setiap pihak terkait termasuk dengan tim proyek. Kick off meeting adalah rapat langkah awal yang bisa dijadikan fasilitas untuk set goal dan mengatur ekspektasi. Untuk itu, kick off meeting dalam proyek IT penting untuk beberapa aspek berikut ini.

Baca juga: 5 Tips Membangun Tim Implementasi ERP yang Efektif 

• Menentukan Alur Proyek

Rapat awal memungkinkan perumusan awal proyek IT, seperti pertukaran informasi, rancangan sistem, dan tugas yang akan dikerjakan. Agenda yang jelas harus mencakup tujuan proyek, hasil dan diskusi, tolok ukur proyek, faktor keberhasilan, target, serta komunikasi dan arahan perencanaan proyek secara keseluruhan. Tim proyek juga bisa merundingkan realisasi Siklus IT Project Management.

• Menetapkan Parameter

Keberhasilan proyek tergantung pada komunikasi tim. Jadi, luangkan waktu untuk menentukan momen terbaik bagi kelompok untuk mengadakan pertemuan rutin. Pertemuan ini akan menciptakan parameter dan pemantauan progress proyek IT. Diskusikan dengan tim Anda tentang pentingnya menghadiri tiap pertemuan. 

• Kegiatan Pra-Proyek

Sebagai langkah awal, kick off meeting seharusnya bukan cuma berisi penyampaian informasi atau hasil diskusi. Buat kick off sebagai kegiatan pra-proyek dimana Anda bisa melibatkan seluruh tim dan pihak lain seperti stakeholder yang berperan sampai klien. Buat agenda seefisien mungkin agar ada bayangan saat proyek IT dimulai.

• Pembahasan Resiko dan Isu Manajemen

Komunikasikan dengan klien dan tim secara terbuka dalam rapat kick off mengenai identifikasi resiko dan isu-isu manajemen. Sekalipun perencanaan proyek sudah matang, terkadang kemungkinan kendala tak terduga muncul saat pengerjaan proyek. Sebelum kendala dan resiko terjadi, rapat bisa menjadi fasilitas dalam mencegahnya.

• Membuka Forum

Pelaksanaan proyek biasanya mencakup tertatanya komunikasi, rapat mingguan, pembaruan rencana proyek, sesi perencanaan hingga tinjauan, dan pembaharuan manajemen. Diskusikan setiap saluran komunikasi yang telah dirundingkan dalam suatu forum. Forum diskusi harus beranggotakan seluruh tim dan pihak terkait agar bisa memberikan insight dan report secara menyeluruh.

Kick off meeting pada proyek IT adalah kesempatan pertama dan terbaik untuk mengidentifikasi hasil, menunjukkan keterampilan kepemimpinan, menetapkan parameter organisasi, komunikasi, dan manajemen waktu, serta memperkuat tim selama proyek berlangsung. Ambil kesempatan untuk menunjukkan bahwa proyek IT yang dijalankan akan meraih tujuan terbaik dan tepat sasaran.